Üritused ja koolitused

Sündmused on SharePoint Online veebiosa, mis võimaldab ettevõtte siseveebis kuvada, hallata ja registreerida sisemisi sündmuseid — koolitusi, infopäevi, suvepäevi, strateegiapäevi ja muid üritusi. Lahendus toob kõik üritustega seonduva ühte kohta ja muudab registreerimisprotsessi kasutaja jaoks lihtsaks ja läbipaistvaks.

Miks Sündmuste veebiosa?

Paljudes ettevõtetes on sündmuste haldamine killustunud — info liigub e-kirjades, Excelites, Teams'i kanalites ja kalendrites. Selle tagajärjel:

töötajad ei tea, mis üritused ees ootavad
registreerimine on käsitöö (Forms, e-kiri, Excel)
personaliosakond ja bürooassistendid kulutavad aega kalendrikutsete ja nimekirjade haldamisele
sihtimine on keeruline — sageli kuvatakse üritus kõigile, kuigi see puudutab vaid ühte osakonda

Sündmuste veebiosa koondab kogu sündmuste elutsükli ühte SharePoint veebiosasse — alates loomisest kuni osalejate koondvaateni.

Eelolevate sündmuste vaade siseveebi avalehele

Veebiosa kuvab eelolevad sündmused koos pildiga. Kasutaja saab lihtsasti vaadet filtreerida, valides perioodide Täna, Nädal või Kuu vahel. Vaikimisi periood on veebiosa sätetes seadistatav, nii et iga klient saab valida endale sobiva vaikevaate.

Sündmuse detailvaade

Sündmuse pealkirjale klikates avaneb paneel, mis näitab kogu sündmuse infot ja võimaldab kasutajal end snüdmusel osalejaks registreerida. Kui haldur on osalejate info avalikuks teinud, näeb kasutaja ka isikute nimekirja, kes on end juba olalejaks märkinud.

Detailvaates saab kasutaja:

Registreeruda sündmusele ühe klikiga
Lisada sündmus oma Outlooki kalendrisse ka ilma registreerimata
Tühistada oma registreerimise (kui haldur on selle lubanud)
Vaadata osalejate nimekirja (kui see on avalikuks tehtud)

Registreerimine sündmusele

Kasutaja saab registreerimisel kirjutada lisainfot ja täita halduri poolt nõutud lisaväljad ning seejärel klõpsata nupul „Registreeri mind osalema".

Pärast registreerimist:

Kasutaja saab e-mailile registreerimise kinnituse
Sündmus lisatakse automaatselt tema Outlooki kalendrisse
Halduri vaates kuvatakse uus osaleja koos tema sisestatud lisaväljadega

Sündmuse loomine

Ühe nupuvajutusega „Loo sündmus" saab kasutaja kohe uue sündmuse luua. Sündmuste loomist saab piirata õigusgrupiga. Uue sündmuse vormi täitmine on lihtne ja kõik vajalik on ühel ekraanil:

Pildi üleslaadimine sündmuse päises kuvamiseks
Pealkiri ja liik (nt koolitus, infopäev, suvepäev — liigid on seadistatavad)
Algus- ja lõpukuupäev koos kellaaegadega
Asukoht ja kirjeldus
Maksimaalne osalejate arv ja registreerimise tähtaeg
Sihtgrupid nähtavusele ja registreerimisele
Lisaväljad registreerimisvormile

Sündmuse loomisel saab määrata kaks erinevat sihtgruppi:

Nähtav sihtgrupile — kes sündmust üldse näeb. Teiste jaoks on sündmus peidetud.
Registreerimine lubatud sihtgrupile — kes saab end registreerida. Ülejäänud näevad sündmust, aga ei saa end kirja panna (kasulik nt info edastamiseks „kõigile, registreerima ainult osakonnajuhid").

Lisaväljad registreerimisel

Sündmuse looja saab määrata, mis infot on registreerijalt vaja veel küsida. Luua saab nii tekst kui valik tüüpi lisaväljasid. Tüüpilised näited:

Toidueelistus (vegan, taimetoit, allergiad)
Transport (tulen oma autoga / ühistranspordiga / vajan transporti)
Koolituseelistus (algajate / edasijõudnute grupp)
Vaba tekstiväli erisoovide jaoks

Tänu lisaväljadele saab haldur juba registreerimise hetkel kogu vajaliku info kokku — ei pea hiljem eraldi e-kirjaga küsima.

Osalejate haldus

Sündmuse haldur näeb kogu osalejate nimekirja koondvaates — kes on registreerunud, millal, mis lisaväljad nad täitsid. Nimekirja saab eksportida excelisse edasiseks andmetöötluseks (nt cateringi tellimiseks toidueelistuste põhjal või transpordi planeerimiseks).

Haldurid saavad ka:

Näha registreerinud isikute koondinfot lisaväjade vastustega
Sorteerida osalejaid nime ja lisaväljade alusel
Eksportida tulemused excelisse

Kalendrisse lisamine

Iga kasutaja saab sündmuse lisada oma Outlooki kalendrisse ühe nupuvajutusega — ka ilma registreerimata. See on kasulik näiteks avalike infoürituste meeles pidamiseks.

E-maili teavitused

Veebiosa toetab automaatseid e-maili teavitusi:

Registreerimise kinnitus osalejale
Tühistamise kinnitus osalejale

E-mailide edstsamist saab sise-välja lülitada ja teavitsue pealkirja ning sisu veebiosa sätetes seadistada.

Kalendrivaade

Kõikidest sündmustest ja üritustest annab hea ülevaate koondkalender — saadaval nii kuu- kui nädalavaates. Kalender koondab kokku kõik sündmused ja lisaks ka töötajate sünnipäevad ettevõtte kontaktide registrist.

Kalendrivaates saab kasutaja:

Vahetada kuu- ja nädalavaate vahel ühe klikiga
Filtreerida sündmuseid liigi järgi (nt kuvada ainult koolitused, infopäevad või suvepäevad)
Avada sündmuse detailvaade otse kalendri lahtrist klikkides ja registreerida end osalejaks
Luua uue sündmuse otse kalendrivaatest, ilma et peaks tagasi siseveebi avalehele liikuma
Näha sünnipäevalise täpsemat infot — hiirega isiku peale liikudes kuvatakse osakond, ametinimetus ja kontaktandmed

Kalendrivaade on eriti kasulik personaliosakonnale, juhtidele ja bürooassistentidele, kes tahavad näha kuu või nädala kogumõju korraga — näiteks et planeerida koolitusi nii, et need ei kattuks suvepäeva või muu suure üritusega.

Sündmuste veebiosa kasutamine võimaldab

Aega kokku hoida — üks koht kõigi sündmuste jaoks, automaatne kalendrisse lisamine kaotab käsitsitöö
Töötajad paremini kaasatud — rohkem osalejaid, kuna sündmused on alati nähtaval ja registreerimine on lihtne
Kuvada alati asjakohast infot — sihtgruppide tugi tagab, et iga töötaja näeb ainult talle relevantseid sündmuseid
Microsoft 365 ökosüsteem — kasutab olemasolevat SharePoint Online keskkonda, ei vaja eraldi süsteemi ega litsentse

Soovid demo?

Võta ühendust ShareCloudiga ja lepime kokku 30-minutilise demo, kus näitame, kuidas Sündmuste veebiosa sinu siseveebis tööle saab.

ShareCloud OÜ | info@sharecloud.ee | www.sharecloud.ee

Uuendame ja arendame siseveebi lahendusi pidevalt edasi ning kõiki lahenduses olemasolevaid võimalusi ei pruugi siin kirjelduses veel üleval olla. Kui Sul on mõte või idee, mis peaks kindlasti veel ühes head siseveebis olema - anna meile julgelt märku: info@sharecloud.ee